2ヶ月ぶりに出社して分かった会社の生産性向上策

さぷさんです。昨日久しぶりといいますか、2ヶ月ぶりに出社しました。２ヶ月間在宅で仕事に全く支障が無いことにいまわたしの存在意義が問われています。

さて、会社での僕の席の目の前に大きいゼロックスの複合機があるのですが、僕は2ヶ月間複合機を使用しなかったということになる訳です。

もちろん自宅でもプリントアウトはしていません。寮なのでプリンターもないですし、仮にあっても印刷しないと思います。会社からのセキュリティ教育の賜物ですね。

そうすると複合機の使用用途ってちょっとどういう事なんだっけ？という疑問が湧きます。

複合機の使用方法は主に印刷ですが、

①お客様用の資料
②捺印が必要な書類
③捺印は不要だが、紙での提出が必要な書類
④上司からの指示
⑤上司への説明用
⑥自分用
⑦FAXの送受信
⑧紙資料のPDF化
⑨会議資料・研修資料

このくらいでしょうか。

①は必要ですね。ただ今は対面営業はあまり求められていないでしょうから、しばらくは印刷の機会は減りそうです。

②③は正式な契約書以外はすぐにでも無くせそうです。社内稟議を紙でやっていた会社もWEBに切り替えるよいタイミングだと思います。

④⑤も、偉い人には紙で説明してましたが、WEBミーティングで、モニターを見てもらえばいいわけです。

⑥は、確かに印刷した方が見やすいですが、2ヶ月間在宅勤務して、複合機が無い前提だと慣れます。ただ、出勤したらいろいろ印刷してしまったので、あれば使ってしまいます。

無くてもいいけどあればあったで使ってしまうが最もやっかいですね。

⑦ですが、未だに小さい取引先はFAXで注文して下さいと言われる事がありますが、PDFでメールにしてもらえないかと交渉するのがいいのかなと思います。

確かに、紙でファイリングすればそれで台帳が出来るので便利と言えば便利なんでしょうけど、ちょっともうそういう時代じゃないと言いたいですよね。

⑧はもともと紙さえなければ電子化も不要な訳で、不必要ではないでしょうか。

⑨は、会議資料はすぐに紙廃止で、研修資料は演習なんかで使うことがあったりするので、すぐの廃止は無理そうですね。

ということは、営業部門と研修を内製化している部門以外は、ゼロックスさんには申し訳ないですが、複合機を廃止出来ると思います。

そして、複合機を廃止出来ると追加メリットもある訳です。

トナー交換が不要、複合機の調子が悪いときの業者さんへの連絡が不要、シュレッダーも不要、シュレッダーはしない再生用紙用のゴミ箱不要などです。

複合機を入れている事による付帯業務まで不要になる訳ですね。

ホワイトカラーが業務レベルで生産性向上が難しいのが、こういうちょっとした業務がミルフィーユの層のように重なっていき、総量としては馬鹿に出来ない分量になっていると言う事です。

そして、業務のミルフィーユの層が重なっているとすると、その層を丁寧に一枚ずつ剥いでいかなければならない訳ですから、そんな面倒くさい改善にはなかなか誰も手を付けないという事なのだと思います。

ただ、これは業務レベルの生産性向上であるので、会社単位で見た場合は人的リソースの最適配置の実施という解決策が必要です。

また、日本全体で生産性向上を見た場合は、デービッド・アトキンソン氏が言うように、不採算の会社は市場から退出して、規模の経済でリソースを最適化させるというのが解決策になると思います。

経済合理性から言いますと、規模の経済で分業化すべきと言うのが生産性向上に効くファイナルアンサーだとは頭では理解出来ます。

例えば新型コロナウイルスの影響で運転資金が1ヶ月で底をつくような会社は市場から退出すべきだというのがアトキンソンさんの立場だと思うのですが、夫婦で食堂を経営していたとして、値上げせずになんとか頑張っているというお店は潰れるべきなのかと言うと、頑張ってほしいと思いますし、難しいですね。

でも、僕の目の前にある複合機はなくても問題ないと思います。

ゼロックスさんには申し訳ないですが、はい。