若手社員が他部門から一気に信頼される方法

さぷさんです。大企業の片隅でひっそり生きているおじさんです。

さて、たまには役に立つような事を書いてみたいと思います。

大企業にいますと、当たり前ですが知らない社員の方が多く、また強固な部門間のコミュケーションの壁がありますから、なかなか他部門の情報が入手しづらいというのがあると思います。

新卒で入社して同期がいるようであれば横の連携は保てますが、コロナ禍においては新入社員研修もリモートになっていたりしますし、中途採用の社員だとなかなか社内の有効な情報にアクセス出来ずに苦労したりします。

そんな中で、他部門の人と仲良くなっておくと、僕はコーポレート部門にいるのですが、調達部門の仲の良い人から「いやー、最近(海上輸送の)スポット便が取れないですね」などといったナマの情報を入手出来たりします。それがでは何の役に立つのかと言うとすぐに役立つものは少ないのですが、情報は鮮度の高いものを多く握って置くことが重要で、その分会社を多角的に見る事が出来るようになります。

前置きが長くなりましたが、若手社員が他部門から一気に信頼を得る方法があり、僕も何度か実施した事があるワークハックを書いてみようと思います。

若手社員であっても、たまに他部門との会議や打ち合わせに駆り出される事があるのですが、マネージャーも参加しているような会議や打ち合わせだと、若手社員の発言の機会はほぼなく、自分の担当範囲箇所のみの発言となるようなケースが多いのではないかと思います。

他部門に打合せを依頼してくると言う事は、依頼元は複数部門にまたがった仕事をしている訳ですから相手は当然忙しい訳です。

その場合、「早く終わらないかなー」とぼけーっとしているのはあまり生産性の高い行動ではありませんから、そのような場合に僕は暇つぶしも兼ねて、会議の発言者の発言をパソコンのメモ帳に全て打ち込んでいました。

話し言葉を基本的にはそのままメモ帳に打ち込むのでかなりの入力の早さが求められますが、打鍵音がしないように配慮する事が重要です。

そして、会議や打合せ終了間際は話のペースが落ちますので、誤字脱字や体裁を整えて、終わったと同時に会議参加者に送付します。

会議や打合せをしても、内容を忘れる事はよくある事なので重宝してもらえて、それが打合せ依頼元のえらい人への報告メモに使われたりなどする事もあります。

ただ、この「勝手に議事録」はそれなりに気を付けなければならず、注意点もあります。

1つ目は、上にも書きましたが会話の文字起こしに集中するあまり、打鍵音が大きくなってしまうことです。会議の邪魔をしてしまったら元も子もありません。

2つ目は会議内容を正確にトレースする事です。専門用語や解釈が難しかった言葉には、「正確に聞き取れず」などの注釈が必要です。また、注釈が多いと読んでいて意味がわからなくなってきますから、その際は他人に送らないほうがいいと思います。

3つ目は、そもそも文字起こしが望ましくない打合せというものもありますので、空気を読むことが大切です。

今はウェブ会議が多く、会議内容は録画出来ますが、録画した会議を見直すのは手間なので、文字になっていると重宝されると思います。

ちなみに文字起こしのアプリはいくつもありますが、今の所は多人数の打ち合わせを話者に合わせて文字起こしするアプリは普及していないと思います。(マイクに話した内容はかなり正確に文字起こししてくれますので、そのうち有力な製品が出てくるかもしれませんが)

最後に重要なのが、見返りを期待しない事です。「Give& Forget」の姿勢が大切だと思っています。